Sering Disamakan, Ini Dia Perbedaan Kwitansi dan Invoice!

Sering Disamakan, Ini Dia Poin Perbedaan Kwitansi dan Invoice! — Aktivitas jual beli merujuk pada transaksi ekonomi di mana barang atau jasa ditawarkan dan dibeli oleh pembeli dengan harga tertentu dari penjual. Aktivitas ini biasanya melibatkan penawaran, negosiasi harga, pembayaran, pengiriman, dan penerimaan barang atau jasa. Ada berbagai jenis aktivitas jual beli, termasuk jual beli melalui toko fisik, pasar online, lelang, penjualan langsung, dan masih banyak lagi.

Kalau berbicara tentang kegiatan jual beli, maka kita nggak dapat terlepas dari istilah kwitansi dan invoice. Ini merujuk kepada dokumen atau nota pembelian yang dikeluarkan saat proses jual beli itu sendiri. Namun, kedua istilah ini memiliki makna yang berbeda. Penasaran apa saja perbedaannya? Yuk simak informasi di bawah ini sampai habis ya!

Baca juga: Cara Invoicing Online

---

Apa Itu Kwitansi?

Kwitansi adalah sebuah dokumen tertulis yang berisi informasi mengenai transaksi pembelian atau penjualan barang atau jasa yang dilakukan antara pembeli dan penjual. Kwitansi berisi informasi lengkap mengenai nama dan alamat penjual dan pelanggan, keterangan barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang dibayar, tanggal jual beli, dan tanda tangan penjualnya.

Kwitansi biasanya diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembelian dan sebagai referensi untuk klaim garansi atau pengembalian barang jika diperlukan. Kwitansi juga dapat digunakan untuk tujuan akuntansi dan perpajakan, di mana ia dapat digunakan sebagai bukti pengeluaran atau penerimaan uang. Kwitansi dapat dibuat secara manual atau menggunakan perangkat lunak otomatis.

Meskipun sekilas seperti sama, kwitansi dan faktur memiliki perbedaan dari segi fungsinya. Seperti yang sudah dijelaskan, kwitansi itu berfungsi sebagai bukti pembayaran yang mana dibuat pastinya setelah pelanggannya menyelesaikan pembayaran itu sendiri. Sedangkan, faktur lebih kepada dokumen permintaan pembayaran yang dibuat untuk menagih pelanggan tadi atas barang yang dibelinya.

Apa Itu Invoice?

Kalau kwitansi merujuk kepada bukti pembayaran atau pelunasan, maka invoice diartikan sebagai permintaan pembayaran dari sisi pembelinya. Dokumen ini berisi keterangan barang dan transaksinya untuk digunakan sebagai bukti pembelian dan administrasi pihak pelanggan. Invoice biasanya dibuat menggunakan format tertentu secara otomatis dari perangkat lunak.

Dalam transaksi jual beli, invoice merupakan dokumen penting karena dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan keuangan, untuk memperoleh pembayaran dari pembeli, dan untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diberikan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat. Selain itu, invoice juga dapat membantu mempercepat proses audit dan pelacakan transaksi.

Perbedaan Kwitansi dan Invoice

Kwitansi dan invoice adalah dua jenis dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli, tetapi keduanya memiliki perbedaan dalam hal tujuan dan isinya. Berikut ini adalah penjelasan tentang perbedaan kwitansi dan invoice:

1. Isi Dokumen

Kwitansi mencatat pembayaran yang telah dilakukan, sementara invoice mencatat transaksi yang belum dibayar. Kwitansi juga nggak mencantumkan rincian produk atau layanan yang dibeli, seperti tanggal pembayaran, jumlah yang dibayarkan, nama dan alamat pembeli, nama dan alamat penjual, dan deskripsi singkat tentang produk atau layanan yang dibeli. 

Selain itu, kwitansi juga mencantumkan nomor referensi. Sementara, isi invoice lebih lengkap daripada kwitansi dan mencakup informasi tentang tanggal transaksi, nomor faktur, nama dan alamat penjual dan pembeli, deskripsi barang atau jasa yang dibeli atau dijual, jumlah barang atau jasa, harga per unit, total harga, pajak, dan total pembayaran. 

Selain itu, invoice juga mencantumkan ketentuan pembayaran dan jangka waktu pembayaran yang disepakati kedua pihak.

2. Penggunaannya

Kwitansi biasanya digunakan untuk tujuan akuntansi dan dapat digunakan sebagai bukti pembayaran dalam kasus perselisihan. Invoice digunakan sebagai alat untuk memantau penjualan dan piutang serta dapat digunakan sebagai bukti transaksi bisnis. Dari sini terlihat jelas perbedaan keduanya dari segi penggunaan atau fungsi.

Kalau kamu pernah menerima kwitansi setelah membeli dan membayar barang, pasti kamu menyimpannya untuk berbagai keperluan. Misalnya, untuk mengajukan klaim garansi, guna sebagai bukti jika dalam proses transaksi terdapat ketidaksesuaian atau kekeliruan, dan tujuan lain. Dengan menyimpan kwitansi pembelian, kamu bisa mengklaim atas transaksi yang sudah kamu bayar.

Untuk invoice sendiri lebih digunakan sebagai bukti administrasi atau pelaporan dari sisi pelanggannya. Pelanggan akan menggunakan invoice sebagai pencatatan pengeluaran modal, rujukan pembuatan nota penggantian uang, atau untuk referensi penyusunan laporan keuangan. Oleh karena itu, penggunaan keduanya memang sangat berbeda jika kita pahami lebih lanjut.

3. Format Penulisan

Dikarenakan isinya yang berbeda juga, format penulisan dan rancangan dokumen kwitansi dan invoice pun ikut berbeda. Kalau kwitansi biasanya dibuat dalam kertas persegi panjang dengan beberapa kolom yang berisi nominal pembayaran, nama penjual, nama pembeli, dan nomor transaksi. Biasanya di bagian pojok kertas juga terdapat tanggal pembuatan kwitansinya beserta tanda tangan penjual di pojok bawah.

Kalau invoice biasanya nggak terpaku pada ukuran dan jenis kertasnya. Paling umumnya adalah kertas hvs putih baik yang berukuran A4 ataupun yang berukuran lebih kecil lagi. Kolom di dalamnya berupa nama barang yang dibeli, nama penjual dan pembeli, nomor faktur, dan keterangan lain yang ditulis secara lengkap. Oleh karena itu, ukuran invoice biasanya lebih besar dibandingkan kwitansi.

4. Kekuatan Hukum

Kekuatan hukum kwitansi terbatas pada bukti pembayaran saja, dan nggak mengikat dalam hal jumlah atau jenis barang atau jasa yang dibeli. Sementara itu, kekuatan hukum invoice lebih kuat daripada kwitansi karena dapat digunakan sebagai bukti bahwa terdapat kesepakatan transaksi antara penjual dan pembeli, dan dapat menjadi dasar untuk menuntut pembayaran jika pembeli nggak membayar transaksi.

Kekuatan hukum kwitansi lebih lemah daripada invoice karena kwitansi hanya mencatat bahwa pembayaran telah diterima dan nggak mencantumkan informasi tentang barang atau jasa yang dibeli. Kwitansi hanya digunakan sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan dan nggak memuat informasi tentang kesepakatan transaksi antara pembeli dan penjual. 

Sedangkan invoice mencantumkan informasi lengkap tentang barang atau jasa yang dibeli dan kesepakatan tambahan antara dua pihak. Oleh karena itu, invoice juga bisa dipakai sebagai dasar untuk menghitung pajak yang harus dibayar dan pembuatan laporan keuangan suatu perusahaan pelanggan. 

---

Baca juga: Cara Bayar Cicilan Kredit dengan Mudah

Nah, itu tadi informasi mengenai kwitansi dan invoice beserta perbedaan di antara dua dokumen transaksi tersebut. gimana? Kamu masih bingung? Coba baca dan cermati lagi ya yang benar informasi di atas agar kamu nggak salah saat bertransaksi dengan pelanggan atau penjual.

Buat kamu yang ingin membayar invoice secara resmi dan praktis, kamu bisa memanfaatkan fitur atau layanan dari Blibli yakni E-Invoicing. Layanan ini sangat membantu kamu yang mager keluar rumah dan ingin bertransaksi secara mudah dan aman. Blibli adalah solusinya! Buruan bayar invoicing kamu secara cepat dan legal hanya lewat Blibli saja ya!