Nomor Invoice: Contoh dan Cara Membuat

Saat menjalankan sebuah bisnis, Blibli Friends pasti tahu bahwa ada kegiatan jual beli yang dilakukan oleh perusahaan antar klien. Salah satu bukti atau dokumen yang ada dalam kegiatan jual beli tersebut memiliki istilah invoice atau faktur atau tagihan. Adanya invoice ini, para pebisnis jadi lebih untuk mengidentifikasi setiap transaksi yang berjalan dan bisa dijadikan sebagai bukti pembukuan. Disamping itu, adanya invoice dalam sebuah usaha ini digunakan sebagai kwitansi untuk pembeli dan juga sebagai dokumen bagi para pengusaha yang memiliki bisnis. Di dalam faktur atau invoice ini juga terdiri dari beberapa rincian, salah satunya adalah nomor invoice. Nah, sebelum membahas lebih jauh, sebaiknya Blibli Friends pahami dulu pengertiannya sebagai berikut ini, ya.

Baca juga: Invoice Paper.id Mekanismenya Gimana? Cek Di Sini

---

Penggunaan Nomor Invoice untuk Keperluan Invoice Bisnis

Apa itu Nomor Invoice?

Nomor invoice merupakan bagian yang penting saat para penjual atau pengusaha menerbitkan sebuah faktur atau invoice. Dapat dikatakan juga nomor ini berupa kode unik yang berurutan dan diberikan dari pengusaha atau para penjual untuk masing-masing faktur atau invoice yang diterbitkannya.

Sementara itu, ini disebut dengan kode unik yang berurutan, maka misalnya faktur atau invoice yang pertama kali diterbitkan oleh perusahaan memiliki angka kode berawal dari “1”, lalu untuk faktur selanjutnya harus memiliki kode “2”, dan faktur berikutnya memiliki awalan angka “3”. Begitu juga seterusnya. Nomor tersebut ada sesuai dengan urutan transaksi yang dilakukan.

Perlu diketahui, nomor ini wajib dan harus jelas dicantumkan di dalam rincian faktur. Biasanya, peletakan nomor ini berada di bagian atas dokumen faktur yang memudahkan penerbit atau penerima invoice tersebut untuk melihatnya. Invoice tanpa adanya nomor ini nggak bakal bisa menjadi dokumen hukum yang sah, sebab nggak mengikat antara pihak penjual dan pembeli.

Disamping itu, memang ada pula jenis faktur atau invoice yang nggak memiliki nomor, yang mana bisa disebut invoice proforma. Tapi, adanya invoice proforma ini diterbitkan secara sementara dan produk atau jasa yang diperjual belum diserahkan secara keseluruhan kepada pembeli. Ingat, adanya faktur nggak boleh dihapus, meskipun begitu ada baiknya kamu mengeluarkan nota kredit.

Contoh Nomor Invoice

Sesudah mengetahui pengertiannya, Blibli Friends juga perlu tahu contoh nomor yang paling umum diterbitkan oleh sebuah perusahaan. Umumnya, nomor ini terdiri dari bulan dan tahun yang menjadi waktu transaksi atau invoice tersebut diterbitkan.

Contohnya, sebuah perusahaan mengeluarkan invoice pertama kali di tahun 2022 dan di bulan Januari, maka nomor yang diterbitkan bisa berupa kode unik seperti 220001.

Kode pertama yang menunjukkan angka “22” tersebut memiliki arti tahun pembuatan invoice yang dikeluarkan, lalu angka terakhir menunjukkan angka bulan atau bisa urutan invoice yang dikeluarkan dari pengusaha tersebut. Memang nggak semua nomor atau faktur terdiri dari angka, ada beberapa invoice yang menerbitkan nomor dengan kombinasi huruf dan simbol, loh.

Contoh penomoran untuk invoice yang terdiri dari kombinasi angka, huruf, dan simbol adalah:

• 2023/0001
• 2023/INV/0002
• INV/2023/0003
• 2023-0004 

Cara Membuat Nomor Untuk Invoice

Tujuan adanya nomor untuk invoice ini agar pembeli dan penjual dapat melacak berbagai pembayaran yang telah berjalan. Oleh karena itu, nomor ini harus diformulasikan dengan benar dan jelas, nih. Selain itu, sebagai penerbit faktur, kamu juga perlu mengingat formula penomoran invoice untuk pembuatan nomor faktur jadi lebih mudah.

Nah, bagi Blibli Friends yang masih bingung dalam pembuatan nomor ini, kamu bisa mengikuti cara-caranya dibawah ini, ya:

1. Sekadar Berurutan

Sama seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, nomor ini berupa kode unik yang harus dibuat secara berurutan sesuai dengan angka tahun, bulan, dan urutan invoice diterbitkan. Tapi, untuk memulai angka dari nomor ini nggak harus dilakukan mulai dari “1”. Ada baiknya, penerbit invoice mengeluarkan angka invoice yang berbeda-beda.

Hal itu bertujuan agar perusahaan yang menerbitkan nomor ini nggak bingung saat bisnis yang dibangun semakin berkembangg dan klien yang dimiliki semakin banyak. Biasakan untuk membuat nomor terkait invoicing, Blibli Friends memulai dengan angka urutan yang cukup panjang, seperti “1001”, lalu dilanjutkan dengan angka “1002”, dan begitu seterusnya.

Sementara itu, untuk perusahaan yang ingin menerbitkan penomoran invoice dengan kombinasi huruf dan simbol. Kamu bisa menambahkan kode “INV” di salah satu bagian kode unik invoice. Tulisan tersebut juga menegaskan kalau dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan merupakan invoice.

Jadi, saat diterbitkan invoice yang muncul jadi lebih mudah dibaca, seperti “INV-1001” atau “INV/1001”. Perlu diingat, kalau kamu sudah menetapkan kode huruf yang ada dalam nomor, maka jangan pernah mengubah kode tersebut di tengah jalan, kecuali sesudah kamu melakukan pembukuan baru di tahun yang baru, ya.

2. Kronologis

Cara kedua untuk membuat ini adalah berdasarkan kronologis. Selain membuat nomor dari urutan angka, para perusahaan atau penjual yang menerbitkan invoice bisa mencantumkan kode unik berupa tanggal invoice diterbitkan.

Contohnya, sebuah perusahaan mengeluarkan atau menerbitkan invoice pertama kali di tanggal 3 Maret 2023. Maka kode yang bisa dibuat adalah 03032023-1001. Kombinasi simbol yang digunakan dalam nomor ini dapat disesuaikan dengan keinginan penerbit invoice. Yang pasti, penerbit invoice harus konsisten dalam membuat kombinasi simbol, seperti “-” atau “/”.

3. ID Klien

Selain melihat bagian kronologis, penomoran untuk invoice juga bisa diciptakan dari nomor atau ID Klien. Tapi sebelum membuat nomor ini, para penerbit invoice harus menentukan ID Klien dengan kode unik yang sudah pasti. Misalnya, sebuah klien memiliki kode unik “12”, maka saat perusahaan menerbitkan invoice, nomor yang ada berupa “12-1001”. Begitu juga dengan ID Klien lainnya.

Mungkin cara yang satu ini cukup repot, karena perusahaan harus memiliki catatan tersendiri untuk menyimpan daftar ID Klien dan nomor unik milik mereka. Dan pastikan juga ID Klien yang kamu miliki sudah ditetapkan dari awal dan nggak diubah, kecuali saat pembukuan baru, ya.

---

Baca juga: Cara Membuat Invoice Tagihan Untuk Bisnis Anda

Nah, itu dia pengertian dari nomer invoice serta contoh dan cara membuatnya. Gimana, sudah siap membangun sebuah bisnis dan menciptakan faktur dengan nomor yang tepat. Tentu saja, adanya nomor ini kamu jadi lebih mudah dalam melacak transaksi penjual dan pembelian yang pernah dilakukan.

Cek dulu disini invoice yang kamu buat melalui Paper.id di Blibli. Ciptakan invoice yang praktis dan mudah dipahami, dengan begitu kegiatan pembukuan kamu juga jadi lebih gampang, deh. Tunggu apalagi? Yuk, buat invoice secara online dari web pembayaran atau aplikasi Paper.ID di Blibli, ya!